Een soepele datamigratie: De focuspunten!
"Op een onderdeel uitkomen tijdens de Olympische spelen is voor veel sporters een droom, maar wat doe je als je bent gekwalificeerd voor meerdere onderdelen èn ook nog eens medaillekandidaat bent op al deze onderdelen? Ga je als Sifan Hassan zijnde de marathon combineren met de 10.000m? Moet Femke Bol niet de 400m combineren met de 400m horden? En gaat van der Poel het mountainbiken combineren met de wegwedstrijd?
Op vele vragen is ondertussen een antwoord gekomen, maar juist de tocht naar het antwoord is interessant. Want die keuzes maken ze niet op basis van hun onderbuik gevoel, maar ze combineren juist veel informatie om tot dit antwoord te komen. Is het schema gunstig genoeg om onderdelen te combineren, ben ik favoriet op bepaalde onderdelen en wat kan mijn lichaam aan. Ze creëren een ideaal scenario met wat ze willen doen en vormen deze om tot wat haalbaar is voor een maximaal resultaat.
Precies dat proces is ook zo belangrijk bij een migratie proces naar een nieuw systeem. Eerst bepalen wat het ideale scenario is en vervolgens deze omvormen tot wat haalbaar is, zodat je altijd weet wat je uiteindelijk als ideaal beschouwd. Dit gebeurd helaas nog te weinig bij bedrijven, waardoor ze blijven denken in de beperkingen van de nieuwe systemen die ze onderzoeken in plaats van denken in de mogelijkheden die er zijn en daarna pas een systeem kiezen. Zonde!” Aldus Bernd Lok.
Menu
Overstappen naar een nieuw systeem!
Overstappen naar een nieuw systeem kan een uitdagende onderneming zijn. Eén van de meest cruciale, maar vaak over het hoofd geziene aspecten van zo’n migratie is het beheer van datastromen. Een succesvolle migratie hangt namelijk samen met een vooraf goed doordacht plan. Maar waar moet je zoal over nadenken?
Hieronder een aantal focuspunten waar je tijdens het proces bij stil moet staan.
1. Denk na over je ideale proces!
In plaats van meteen te kijken naar welke softwarepakketten beschikbaar zijn, richt je eerst op je huidige proces en hoe je dit idealiter wilt zien, zowel nu als in de toekomst. Schrijf het huidige proces daarom ook uit. Op deze manier worden alle onderlinge connecties duidelijk en kan je er samen over sparren. Op basis daarvan kan je gaan beginnen met het definiëren van je ideale proces en kies je vervolgens een systeem dat aansluit bij de gewenste datastromen en processen.
Op deze manier beperk je jezelf niet en zorg je ervoor dat je een oplossing kiest die echt aansluit bij de behoeften en doelen van je organisatie. Dit voorkomt dat je genoegen neemt met een minder optimale oplossing en verhoogt de kans op een succesvolle en efficiënte implementatie van het nieuwe systeem.
2. Bewustzijn van databehoeften en beschikbaarheid in je systeem!
Bij het overstappen naar een nieuw systeem is het cruciaal om bewust na te denken over welke data je in het systeem wilt opnemen en welke data je elders beschikbaar moet houden. Dit kan het verschil maken tussen een succesvolle implementatie en een mislukking.
Denk goed na over je historische data. Wil je deze in het nieuwe systeem opnemen? En zo ja, tot wanneer teruggaand? Zonder deze overwegingen vooraf, loop je het risico op een mislukte implementatie.
Wettelijke Bewaarplicht en Operationele Data
Daarnaast zit je ook vast aan bepaalde wet- en regelgeving omtrent het opslaan van data. Zo moet je volgens de wetgeving bepaalde data 7 jaar beschikbaar houden. Echter, de data die je operationeel gebruikt, is vaak een kleinere subset daarvan. In plaats van te zeggen “importeer 7 jaar aan data”, inclusief de uitdagingen die daarbij komen kijken, kun je ervoor kiezen om alleen de relevante subsets te importeren. De rest sla je op in een data warehouse of data lake. Dit maakt het implementatieproces een stuk efficiënter.
Je wilt namelijk uiteindelijk met schone, kwalitatieve data werken. Dit betekent dat je al vroeg in het proces moet en kunt beginnen met het opschonen van je data.
Zo zorg je ervoor dat je nieuwe systeem optimaal functioneert en voldoet aan zowel wettelijke vereisten als operationele behoeften.
3. Het overzetten van dashboards en de impact daarvan!
Bij de implementatie van een nieuw systeem is het essentieel om bewust na te denken over je dashboards en de impact van de migratie daarop. Je moet ervoor zorgen dat je dashboards en de bijbehorende dataflows correct worden overgezet naar het nieuwe systeem.
Houdt hierbij in gedachten dat het zorgvuldig plannen van de migratie van essentieel belang is. Het werk binnen je organisatie veranderd namelijk niet. Denk daarom goed na over wanneer je bepaalde acties wilt ondernemen, zowel vóór als na het moment van migratie.
Bij tussenkomst van een datawarehouse
Als je een data warehouse hebt, moet je ervoor zorgen dat de input naar het data warehouse correct wordt overgezet naar het nieuwe systeem. Dit is cruciaal omdat je dashboards anders “bevroren” blijven, doordat ze geen nieuwe data ontvangen na het moment van migratie.
Directe Koppeling aan de Bron!
Als je dashboards rechtstreeks aan je brondata zijn gekoppeld, moet je deze koppeling migreren. Na de migratie zal het oude systeem geen nieuwe data meer leveren, wat betekent dat je moet kiezen tussen enkele opties:
1. Geen inzicht meer in historische data: Dit kan problematisch zijn voor analyses die terugkijken op trends en prestaties.
2. Het oude systeem in de lucht houden: Dit vergt het schrijven van complexe queries om data uit beide bronnen te combineren, wat de complexiteit en onderhoudslast aanzienlijk verhoogt.
Beide opties zijn niet ideaal, overweeg daarom nu al of je niet beter een data warehouse wilt optuigen. Dit kan de migratie en toekomstige data-integratie aanzienlijk vereenvoudigen.
Staat migreren naar een nieuw systeem bij jullie op de planning? Wij helpen je graag verder!
Een gedegen voorbereiding en strategische aanpak zijn essentieel om de migratie soepel te laten verlopen en om te kunnen profiteren van een efficiënt en effectief nieuw systeem
Heeft jouw organisatie hulp nodig bij deze complexe processen? Wij denken graag strategisch mee over jullie ideale werkprocessen en vertalen deze door naar praktische oplossingen. Met onze ervaring in o.a. ERP-selectietrajecten en de migratie naar een nieuw systeem staan wij klaar om jullie te ondersteunen bij elke stap van de implementatie!
Benieuwd hoe? Neem dan contact met ons op voor een ‘Bakkie pleur met Fleur’!