Een zo slim mogelijke customer journey zodat er zo min mogelijk handen aan te pas komen!
In deze klantcasus lees je hoe Techspread als strategisch datapartner Enveloprint ondersteunt bij het optimaliseren van haar bedrijfsprocessen en het digitaliseren van klantcommunicatie. Door de focus te leggen op datagestuurde besluitvorming en procesautomatisering, helpt Techspread Enveloprint om haar bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken en tegelijkertijd de efficiëntie te verhogen.
Enveloprint is gespecialiseerd in het produceren van hoogwaardig drukwerk en werkt samen met Techspread om haar systemen te integreren en te vernieuwen, met als doel de administratieve lasten te verlagen, fouten te minimaliseren en de algehele dienstverlening te verbeteren. Techspread speelt hierin een cruciale rol door te zorgen voor circulaire datastromen en het implementeren van een op maat gemaakte ERP-oplossing die de groei van Enveloprint ondersteunt.
Data-gedreven Procesoptimalisatie I ERP Systeem I Automatisering I Business Intelligence
Inleiding.
Enveloprint helpt bedrijven op een professionele manier te communiceren met hun klanten. Hoe? Door drukwerk van hoge kwaliteit te produceren. Om dit op lange termijn te kunnen blijven nastreven, investeert Enveloprint continu in duurzame productiemiddelen en procesoptimalisatie.
“Zo kwam mijn zoon via een opdracht vanuit Saxion in aanraking met Techspread. Hij vertelde dat jullie ervoor kiezen om eerst naar de beschikbare datastromen te kijken en daarna pas te gaan optimaliseren, in plaats van andersom. Deze methode sprak mij direct aan en al snel was een kennismakingsgesprek gepland.” – Aldus Ed, mede-eigenaar Enveloprint.
Bakkie pleur met fleur?
Ben je benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan gerust contact op met Fleur Bake, founder van Techspread.
De uitdaging van vergrijzing.
Tijdens het eerste gesprek kwam al vrij snel ter sprake dat Enveloprint in een branche zit waar sprake is van vergrijzing. "Onze kennis loopt als het ware weg. Het is daarom van groot belang dat we deze kennis in systemen vastleggen en dat weten te vertalen en terug te koppelen. Alleen op deze manier blijven wij als organisatie vooruitstrevend.
Zo is het hebben van een mailbox leuk, maar daar heb je op (korte en) lange termijn weinig aan. Dat is een van de redenen waarom we ernaar streven om zo min mogelijk handen aan het werk te hebben en processen te automatiseren en standaardiseren. Alleen op deze manier kunnen we toewerken naar een lage foutmarge, betere dienstverlening en daarmee dus bestaansrecht op lange termijn.” vertelt mede-eigenaar Sander.
"Door dit dashboard hebben we naast kostenbesparing er ook voor gezorgd dat we niet meer afhankelijk zijn van onze Business Controller. De rapportage is nu real-time inzichtelijk en de kwaliteit is beter gewaarborgd." - Ed
De zoektocht naar een nieuw ERP systeem.
Al snel kwam ter sprake dat Enveloprint tegen het probleem aanloopt dat hun huidige ERP systeem wordt uitgefaseerd. Ed: "Om dan te zeggen we kopen een nieuwe computer, is wat te gemakkelijk gedacht." "Je ERP systeem raakt alle processen; van inkoop tot verkoop tot productie, logistiek en finance, dat maakt het ook moeilijk. Alle fronten moeten opgevangen zijn. Je kunt niet zeggen 'daar kijk ik niet naar', je hebt namelijk het complete plaatje nodig. Een verkeerde keuze hierin kan grote gevolgen hebben", vult Sander aan. "Wij geloven er dan ook heilig in wat Techspread doet. Eerst uitvoerig analyseren hoe je processen in elkaar zitten en wat je ermee kan doen en daarna optimaliseren. Uiteindelijk zal je daaruit de optimale vorm van ERP, of een ander systeem, krijgen." - Aldus Ed.
Zo gaf vernieuwing van het ERP systeem uiteindelijk de aanleiding voor Enveloprint om breder te kijken. “Zo wisten we dat we op verschillende afdelingen met veel verschillende systemen, softwareapplicaties en excel-bestanden werkten. Waarbij we eigenlijk direct al zeiden: ‘dit kan eenvoudiger!’ We zitten dan wel met onze dienst in het papier, toch willen we graag zoveel mogelijk digitaal hebben zodat we wijzigingen veel sneller op de productievloer hebben.” – Sander.
Een partner die op strategisch vlak mee denkt!
"Wij zijn in het verleden al drie keer overgestapt naar een nieuw ERP systeem, dit keer helpt Techspread ons daarbij. Dit is voor ons een grote stap, maar het vertrouwen is er! Zo is Techspread niet een van de vele IT partijen die zijn product wil verkopen, maar een partner die op strategisch vlak mee denkt. Ik denk dat de mix van Techspread met de Data, IT en Business kennis en onze eigen mensen die precies weten hoe de processen lopen een goede samenwerking is." - Aldus Ed.
Het basisprincipe van Fleur: ‘Data moet altijd weer bruikbaar zijn’, wordt tijdens de gehele samenwerking constant goed in de gaten gehouden. Zo wordt er gekeken welke facetten een ERP systeem nu en in de toekomst moet hebben en of eventueel missende zaken in een ERP systeem opgevangen kunnen worden met BI of andere tools. Dit alles met als doel: het beste ERP systeem voor Enveloprint.
Tijdens het proces is er o.a. met deze databronnen gewerkt:
Kostenbesparing en minder afhankelijkheid!
Voor de samenwerking had Enveloprint al veel inzicht in hun business, toch merkte ze dat het veel tijd kostte om deze inzichten te vergaren en te presenteren. In samenwerking met Techspread hebben ze grotendeels van de gewenste inzichten gecreëerd, met als eerste focus op de finance afdeling. Hiervoor werd facturatie, orderintake, orderportefeuille en liquiditeit real-time inzichtelijk gemaakt.
“Door dit dashboard hebben we naast kostenbesparing er ook voor gezorgd dat we niet meer afhankelijk zijn van onze Business Controller. De rapportage is nu real-time inzichtelijk en de kwaliteit is beter gewaarborgd.” – Aldus Ed. Dit komt doordat de data nu consistent wordt verwerkt zonder tussenkomst van menselijke handelingen.
Inzicht in facturatie en orderintake.
Het dashboard facturatie en orderintake is uitgesplitst per Business Unit (E-paper Group, Enveloprint, Enveloprint Benelux en Papicolor) en geeft de medewerkers van Enveloprint direct en snel een overzicht bij welke bedrijven ze voor- of achterlopen. Wanneer de halve cirkel vol is, dan betekent het dat ze de begroting hebben gehaald voor de desbetreffende periode.
De zwarte lijn laat zien waar ze vorig jaar in dezelfde periode stonden. Daarnaast is er ook van de huidige maand – uitgesplitst in weken – een trend te zien of ze groeien of juist inzakken. De orderintake zegt iets over hoeveel waarde ze binnen hebben gehaald, terwijl de facturatie juist laat zien hoeveel factuurwaarde ze hebben gestuurd naar klanten. Dit zijn verschillende KPI’s die erg belangrijk zijn voor Enveloprint, omdat het iets zegt over de hoeveelheid werk die ze nog moeten uitvoeren en de hoeveelheid waarde die ze op hebben gehaald met hun klanten.
Overbrugging tot implementatie nieuw ERP systeem.
Naast het finance dashboard zijn diverse Excel-rapportages omgezet, verbeterd en uitgebreid naar actuele inzichten in PowerBI rapportages. Waaronder het productiedashboard met analyses van productie en levertijden. Aangezien het kiezen en implementeren van een nieuw ERP systeem enige tijd kan vergen, is besloten om voorlopig de huidige planningsprocessen te vereenvoudigen als tijdelijke oplossing om tijd te besparen. Dit is een tussenstap in afwachting van de implementatie van het nieuwe ERP systeem.
Al met al heeft Enveloprint al mooie stappen gemaakt richting hun lange termijn doelstelling, namelijk de gehele customer journey zo slim mogelijk inrichten zodat er zo min mogelijk handen aan te pas komen.