Klantcasus Saxion Facilitaire Service Organisatie
Wij zijn in gesprek gegaan met Frank Grashof, manager Inkoop & Data, over hoe hij de samenwerking heeft ervaren.
De Facilitaire Service Organisatie van Hogeschool Saxion is verantwoordelijk voor alles op gebied van vastgoed, bouw, verbouw, receptie, servicebalies, inkoop en printfactory. In totaal werken er ruim 100 mensen binnen de dienst FSO en hiermee zijn zij een grote speler in de regio als het gaat om vastgoed en facilitair. Één ding was daarom zeker: de volgende stap in de professionalisering van de dienst is het omarmen en toepassen van de kansen die een datagedreven organisatie met zich meeebrengen.
Zo kwam Frank Grashof erachter dat de FSO met 39 verschillende systemen werkte en er onvoldoende duidelijke afspraken waren over verantwoordelijkheid, wat zorgde voor rolonduidelijkheid. Toen kwam Saxion in contact met Data Trainee en hun regionale gedachte, wat al snel leidde tot de start van een mooie samenwerking tussen Techspread, Data Trainee en het Saxion. De opdracht was om een passende datastrategie te ontwikkelen. In dit interview vertelt Frank Grashof hier meer over.
"De grote winst voor ons is dat we nu op een andere manier naar data zijn gaan kijken." - Frank Grashof
Frank: “Wij hebben drie takken; vastgoed, bedrijfsvoering, en inkoop. Vanuit inkoop vond ik altijd dat we de data wel op orde hadden, maar achteraf is dat niet helemaal terecht. Ook daar zat data waar we wat mee moesten."
“Ik was op zich financieel gezien wel tevreden hoe we stonden. Onze spend-analyse, waar onze leveranciers in staan, werkte automatisch aan de voorkant, maar we hadden daar bijvoorbeeld te weinig data kwaliteits-controle op gedaan. Dit hebben we toen helemaal anders ingedeeld en ook aan de voorkant verbeteringen doorgevoerd. De grote winst voor ons is dat we nu op een andere manieren naar data zijn gaan kijken.”
Bij Saxion kijken ze nu vaker naar de bron dan naar de output. Hierdoor worden problemen echt opgelost. Dit was zeker een lastig proces. Er was wat weerstand, maar uiteindelijk is het toch gelukt. Frank: “We hebben gezaaid en nu kunnen we eindelijk oogsten.”
Frank: “Jullie output heeft ons meer integrale samenwerking gebracht. We hebben inmiddels onze doelen geconcretiseerd naar een strategiekaart waarin de belangrijkste KPI’s van onze eenheden in zijn weergegeven. Het stuk inzicht en data heeft dat mede teweeggebracht.”
Tips aan andere organisaties.
Frank: “Ik zou altijd beginnen met doorgronden. Onderschat niet het effect daarvan. Ga er ook vanuit dat dingen gaan tegenvallen en dat medewerkers in de weerstand gaan. Je moet het zien als een hele mooie reis met kansen, iets wat echt voor de toekomst is. Dat het tijd gaat kosten is een feit, dat moet je accepteren. Vergeet niet dat het gedurende het proces en achteraf heel veel energie geeft. Vergeet gedurende de periode vooral niet om gezond na te blijven denken.”
Frank: “Zo heeft onze bestekdesk nu de mogelijkheid om met een dashboard direct verspillingen inzichtelijk te krijgen en op die manier snel verbeteringen door te kunnen voeren.” Wanneer men ziet wat het hen kan opleveren, zorgt dit voor draagvlak en wordt de weerstand verminderd.
Binnen de FSO heeft er eerst een inventarisatie plaatsgevonden naar de kwaliteit, beschikbare data en de datastromen. Dit gaf al veel inzicht. Bij alle afdelingen zijn afgevaardigden geïnterviewd over hun werkproces. Vervolgens zijn deze vertaald naar begrijpbare en leesbare processchema's waarin de datapunten per handeling beschreven staan. Ook is de aanwezige data gescreend op kwaliteit en zijn wenselijk data inzichten geïnventariseerd. Op basis hiervan is er een blauwdruk gemaakt voor een datamodel dat gedeeld kon worden met het BSO (Business Support Organisatie), het team die verantwoordelijk is voor het datawarehouse van Saxion Hogeschool.
“Bij een organisatie als het Saxion is het belangrijk om de stakeholders mee te nemen in het proces. Daarom zijn de data trainees regelmatig aanwezig geweest bij overleggen om de stand van zaken te delen. Dit verhoogt de datageletterdheid en daarmee de adoptie van nieuwe data inzichten. ” – aldus Fleur Bake, data trainee fieldcoach vanuit Techspread. Na het opleveren van de strategie zijn de trainees begonnen aan het eerste data domein van de data roadmap. Hierbij zijn eerst wireframes gemaakt voor de data doelgroep zodat zij feeling konden krijgen met de mogelijkheden van dashboards. Na goedkeuren konden zij verder met het datamodel en de visualisaties.