Bye Excel, hello self-service power BI!
"Excel, het is niet weg te denken uit de gemiddelde organisatie. Een handige applicatie waarmee we snel analyses maken of gegevens inzien die geëxporteerd worden uit bijvoorbeeld een ERP-systeem. Voor even snel, eenmalig iets uitzoeken of even de data bekijken, is Excel perfect. Helaas heeft Excel ook een schaduwzijde, die veel mensen niet zien.
Zo werd in 2008 in Australië meer dan 1 miljard Australische dollar verkeerd toegewezen aan onderwijsfinanciering, omdat een medewerker verkeerde gegevens had ingevuld in een Excel bestand. Hetzelfde gebeurde in 2004 bij de Universiteit van Toledo, waar door een foutieve celkoppeling ontstond door menselijk handelen. En zelfs MI5 (Britse inlichtingendienst) maakte in 2008 een fout in Excel door het verkeerd plakken en kopiëren van gegevens, waardoor 134 telefoonnummers onterecht werden afgeluisterd.
Dit zijn slechts nog maar een paar voorbeelden van gevolgen van foutief gebruik maken van Excel. Meestal ontstaan de fouten of door menselijke handelingen of doordat een Excel bestand structureel wordt gebruikt binnen een organisatie. Zonde, als je het mij vraagt. Zodra je een analyse voor jezelf wilt maken, die iedere dag relevant en vernieuwd moet worden, waarom doe je dit dan niet een BI-tool? Een rapportage voor jezelf maken op een al ontsloten databron is namelijk zo gemaakt, wat ervoor zorgt dat je daarna nooit meer nieuwe informatie hoeft toe te voegen. Dus waarom maken organisaties niet de stap om één keer aan de voorkant wat meer tijd steken in self-service BI, zodat het én minder tijd kost én zorgt voor kwalitatieve inzichten. In plaats van elke dag kwetsbaar zijn voor fouten die worden gemaakt in Excel?” Aldus Bernd Lok, data consultant Techspread.
8min. Leestijd
De kracht van medewerkers die zelfstandig kwalitatieve inzichten kunnen bouwen!
Self-service BI stelt medewerkers in staat om, op basis van reeds gevalideerde en draaiende datamodellen, zelf rapportages en inzichten te bouwen die specifiek zijn afgestemd op hun eigen behoeften. Dit betekent dat medewerkers zonder diepgaande technische kennis toegang hebben tot waardevolle data analyse, zodat ze snel en efficiënt antwoorden kunnen vinden op de vragen die er voor hen toe doen.
Denk bijvoorbeeld aan een uitdraai van je ERP-systeem waarbij de medewerker iedere dag gegevens kopieert naar een spreadsheet rapportage. Door het inzetten van self-service BI wordt de handeling van de medewerker geautomatiseerd, wat voor veel tijdwinst en vermindering in fouten zorgt.
De voordelen van self-service BI!
Self-service BI kan voor een organisatie op verschillende manieren van toegevoegde waarde zijn. Zie onderstaande voor deze voordelen.
1. Sturen op kwalitatieve inzichten binnen je eigen werkproces:
Inzichten toegespitst op jouw werkproces: Met self-service BI kan je als medewerker een dashboard inrichten met de informatie en details die je nodig hebt voor jouw werkproces. Op deze manier kan je je eigen werkproces efficiënter aansturen.
2. Efficiëntie en tijdsbesparing:
Vermindering van handmatig werk: Door gebruik te maken van self-service BI-tools wordt handmatig knip- en plakwerk in Excel verminderd, wat structureel veel tijd bespaart.
Snellere gegevensverwerking: Kleine vragen kunnen snel en zelfstandig worden beantwoord zonder afhankelijk te zijn van het data team.
3. Kwalitatieve inzichten in data analyse:
Kwalitatieve data: Self-service BI stelt gebruikers in staat om met gevalideerde data te werken, waardoor de betrouwbaarheid van analyses toeneemt.
4. Autonomie en minder afhankelijkheid:
Zelfstandigheid: Gebruikers kunnen zelfstandig analyses uitvoeren en inzichten verkrijgen, waardoor de afhankelijkheid van het data team minder wordt.
Flexibiliteit: Kleine wijzigingen en updates kunnen snel en eenvoudig doorgevoerd worden, zonder tussenkomst van het data team.
5. Kostenbesparing:
Kostenbesparend: In sommige gevallen kan self-service BI kosten besparend zijn doordat minder resources van het data team nodig zijn.
6. Cultuur en medewerkersbetrokkenheid:
Creëren van data-ambassadeurs: Enthousiaste gebruikers die met data werken kunnen collega's inspireren om ook aan de slag te gaan met data-analyse.
Snelheid in operationele wijzigingen: Bijvoorbeeld, een HR-medewerker kan snel controleren of nieuwe urenregistratie correct wordt geboekt, wat operationele efficiëntie bevordert.
7. Innovatie en concurrentievoordeel:
Snelle interactie en verbetering: Door snel prototypes te maken en te testen, kunnen organisaties sneller innoveren en concurrentievoordeel behalen.
De vereisten om als organisatie te kunnen starten met self-service BI!
Om succesvol te kunnen starten met self-service BI, moet je organisatie aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Deze vereisten zijn essentieel om effectief en efficiënt gebruik te maken van self-service BI-tools.
Medewerkers zijn voldoende datageletterd: Medewerkers moeten voldoende datageletterd zijn om zelfstandig analyses uit te kunnen voeren en interpreteren. Daarnaast is cruciaal dat medewerkers inhoudelijk kunnen communiceren met het data team. Meer over hoe je effectief communiceert met je data team, zie onze vorige nieuwsbrief.
Voldoende kennis van BI tool: Naast de kennis over data, moeten medewerkers in staat zijn om zelfstandig dashboards en rapportages te bouwen en aan te passen. Hiervoor hebben medewerkers specifieke kennis nodig van de BI-tool waarin ze gaan werken, zoals Power BI. Dit kan verkregen worden via e-learnings en trainingen.
Aanwezigheid van gevalideerde datamodellen: Gevalideerde datamodellen zijn een vereiste. Zonder deze modellen zijn databronnen niet ontsloten, wat de basis vormt voor self-service BI. Gevalideerde datamodellen zorgen voor kwalitatieve data en daarmee kwalitatieve inzichten, wat cruciaal is voor betrouwbare analyses.
Wanneer self-service BI inzetten?
Niet voor iedere medewerker en organisatie is self-service BI interessant. Zo is self-service BI bedoeld voor één persoon die voor zijn eigen werkproces inzichten en details kan bouwen, die niet voor andere werknemers relevant zijn. Hieronder zijn twee situaties uitgewerkt waarin self-service BI van toegevoegde waarde is.
1. Er is een dashboard ontwikkelt, maar deze is niet gedetailleerd genoeg. Je wilt graag meer details zien: Binnen de afdeling is er een dashboard ontwikkeld die een samenvatting laat zien van de best verkochte producten. Je wilt meer details zien, zoals welke varianten (kleur, grootte, etc), zodat je specifiekere marketingcampagnes kunt draaien.
2. Je moet voor je eigen werkproces op reguliere basis iets heel specifieks weten, wat niet specifiek iemand anders hoeft te weten: Binnen de afdeling HRM is het ziekteverzuim over meerdere jaren inzichtelijk gemaakt per afdeling en per bedrijf, maar niet per medewerker. Het ziekteverzuim is hoog daarom wil je inzichtelijk hebben om welke medewerkers het gaat om met deze desbetreffende personen in gesprek te gaan om te kijken of de organisatie iets voor hen kan betekenen om het ziekteverzuim te verlagen.
Er zijn werkafspraken gemaakt met het data/IT team en/of data partner: Het is belangrijk om goede werkafspraken te maken, zoals waar het dashboard wordt gepubliceerd, wat je wel/niet mag ontwikkelen en of je bijvoorbeeld een eigen of een generiek account gebruikt. Deze afspraken verschillen per organisatie.
Toegang en licenties: Medewerkers die met self-service BI gaan werken, moeten toegang hebben tot de juiste applicaties, rechten en licenties. Deze licenties voor bijvoorbeeld een BI-tool moeten naast aanwezig, ook up-to-date zijn.
Enthousiast over self-service BI? Kom dan 17 juli naar de data talk!
Maakt jullie organisatie al gebruik van BI-oplossingen, in beheer van een data/IT team, maar slingeren er nog steeds veel losse Excel-bestanden rond binnen de organisatie?
Of willen jullie de mogelijkheden ontdekken voor jullie operationele collega’s om BI-oplossingen te gebruiken in plaats van Excel? Kom dan naar de data talk ‘Bye Excel, hello self-service BI’ op woensdag 17 juli, die wordt gehost in samenwerking met Data Community Twente. Aanmelden kan tot 16 juli via het formulier.
Bakkie pleur met Fleur?
Ben je benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan gerust contact op met Fleur Bake, founder van Techspread.
Techspread is gevestigd in Stadscampus Connect-U, Ariënsplein 1, 7511 JX Enschede. Momenteel alleen op afspraak te bezoeken. Voor vragen kun je altijd mailen of bellen.