In deze klantcasus lees je hoe Techspread als strategisch datapartner RentPartners ondersteunt om data slimmer in te zetten in haar organisatie door de verzorging van circulaire datastromen.
RentPartners levert diensten aan autoverhuurders, shortleasespecialisten en schadeherstelbedrijven voor het inkopen en financieren van voertuigen, samenstellen van de juiste voertuigmix en het verzekeren van een wagenpark.
Datastrategie I Procesoptimalisatie I Migratie I Datamodel I Dashboard
Toen in 2020 tijdens Covid, de autobranche stilviel en ondernemers besloten het aantal auto's af te schalen in plaats van bij te kopen, besloot RentPartners de focus te leggen op automatisering van bedrijfsprocessen. De verscherpte maatregelen zorgde ervoor dat RentPartners overbodig werd, doordat er minder tot geen vraag kwam naar hun diensten. In plaats van met de handen in het haar te gaan zitten, zagen ze dit als een kans om het bedrijf schaalbaar in te richten om toekomstbestendig te zijn!
“Toen we in 2020 met Techspread in gesprek kwamen over onze doelstellingen was onze vraag helder ‘Een nieuw klantportaal, waar alles in zit’. We liepen er op dat moment namelijk tegen aan dat een aantal processen niet efficiënt waren ingericht. Bijvoorbeeld bij leaseaanbiedingen moesten we een bestelformulier afdrukken, laten ondertekenen, inscannen, terugsturen (wat soms wel drie keer heen en weer kon gaan voordat alles klopte), waarna we uiteindelijk de auto konden bestellen. Je begrijpt: niet erg efficiënt. Gelukkig is dat nu, dankzij Techspread, verleden tijd!” – aldus Britt, mede-eigenaar van RentPartners.
Aan de slag!
De eerste stap was het in kaart brengen van alle interne processen en systemen, gevolgd door een complete datastrategie inclusief blauwdruk van de nieuwe datastromen en –opslag en wireframes voor de te ontwikkelen dashboards. Met als uiteindelijke doel: foutgevoelige- en tijdrovende handelingen zoveel mogelijk elimineren door het applicatielandschap datagedreven in te richten zodat klantinteractie zoveel mogelijk via het nieuwe online klantportaal kan gaan. Want op deze manier kan RentPartners groeipijn voorkomen en zijn ze schaalbaar voor de toekomst. De tweede stap was het vinden van een softwareontwikkelaar voor het nieuwe klantportaal die het compleet uitgedachte plan voor het nieuwe klantportaal zal gaan bouwen.
“Techspread is goed in het compleet uitdenken van de achterkant van databronnen zodat de data-architectuur schaalbaar is voor de bedrijfsdoelstellingen, hoe een portaal er aan de voorkant uit ziet hebben we over gelaten aan een partij die daar goed in is. Oftewel, schoenmaker blijf bij je leest. Naast het inrichten van circulaire datastromen was er ook het doel om klanten tijdiger data aan te laten leveren, in plaats van enkel in december. Door de toevoeging van nieuwe datagedreven business modellen en een wijziging in de algemene voorwaarden is dit zeker gelukt.’ aldus Fleur Bake, senior data consultant Techspread.
Het nieuwe klantportaal zorgt niet alleen voor minder administratief werk, maar biedt ook de mogelijkheid tot diepere inzichten. Britt: "Voorheen gebruikten we veel losse bestanden en was veel data opgeslagen in Excel, waardoor mijn collega veel handelingen handmatig moest doorvoeren, zoals bijvoorbeeld afmeldingen van auto's. Doordat onze klanten nu alle gegevens via het portaal invoeren, scheelt dat ons en de klant veel tijd. Een win-win situatie dus."
Het uiteindelijke doel van RentPartners is om steeds meer inzicht te krijgen in hoe de klant zich in het klantportaal gedraagt. Hoe, wat en wanneer kopen ze, hoeveel levert het RentPartners op en hoe kunnen zij hun dienstverlening verbeteren. “Wanneer een dealer bijvoorbeeld nu belt dat er nog vijf auto’s beschikbaar zijn, kunnen wij direct kijken welke klanten hier waarschijnlijk interesse in hebben en hen daarover informeren.”
Britt: "We wisten dat automatiseren een must was, toch zorgde het ook voor spanning. Bepaalde handelingen in processen worden vervangen, waardoor het geheel minder tastbaar wordt. Dit was dan ook een grote stap, waarbij vertrouwen in de samenwerking met een partner als Techspread belangrijk is."
Door te beginnen met werkzaamheden met een lage inspanning en hoge impact, kan de organisatie langzaam het gevoel krijgen van de nut en noodzaak van datagedreven werken. Zo is de roadmap voor de uitrol van de datastrategie opgesteld aan de hand van de Techspread Workspread matrix. Op deze manier wordt de organisatie meegenomen in de (toekomstige) veranderingen en ligt de adoptie hiervan hoger.
In de datastrategie is er rekening mee gehouden dat het nieuwe klantportaal een valide databron is voor de ontwikkeling van datagedreven inzichten en verdere koppelingen met andere systemen. Zo is nagedacht over welke inzichten relevant zijn voor de toekomst, welke data daarvoor vastgelegd moet worden en hoe dit wordt vastgelegd. "Techspread werkt hierin als een echte partner; ze luisteren en adviseren. Zo werd er altijd doorgevraagd waarom we een bepaald inzicht (niet) wilde hebben, de achterliggende gedachte hierin was belangrijk." aldus Britt.
Zo zijn er verschillende dashboards gebouwd die RentPartners inzicht geven, zoals de ‘te ontvangen bonussen’. RentPartners heeft verschillende afspraken, waarbij er een bonus verkregen kan worden. Britt: “In het verleden hadden we geen grip op onze bonussen, we deden alles op onderbuikgevoel. Zo hebben we bijvoorbeeld een keer een bonus misgelopen omdat we 99 in plaats van 100 auto’s hadden weggezet. Als we toen het dashboard hadden gehad, was dit nooit gebeurt. We kunnen nu namelijk de gehele periode de resultaten in de gaten houden en waar nodig bijsturen.” Meer inzicht betekent voor RentPartners een betere dienstverlening en scherpere prijzen.
Een van de peilers binnen Techspread is de mens binnen bedrijfsprocessen het verschil te laten maken. In het geval van RentPartners heeft dit betekent dat alle werkzaamheden die foutgevoelig of tijdrovend zijn slimmer zijn ingericht met data. Op deze manier kan iedereen doen waar ze goed in zijn: het optimaal bedienen van klanten en zoveel data voor hun laten werken. Zo laat Britt systemen voor haar werken en gebruikt dashboards (en dus data) om de dienstverlening tastbaarder te maken wanneer ze met nieuwe partijen om tafel zit.
Britt: “Als je kijkt waar we vandaan komen is het onwijs gaaf om te zien waar we vandaag de dag staan, mede dankzij Techspread. Het feit dat we ons nu bezig kunnen gaan houden met hoe wij onze klanten die in ons nieuwe klantportaal zitten nog beter van dienst kunnen zijn, bijvoorbeeld middels cross- en upselling, zegt iets over hoe ver we al zijn gekomen. We kijken uit naar de toekomst.”
