Van onoverzichtelijke leveranciersdata naar één uniform datamodel met actueel inzicht in één klik op de knop!
In deze klantcasus lees je hoe Techspread als strategisch datapartner Jonghuis Advies ondersteunt om data slimmer in te zetten in haar organisatie.
Jonghuis Advies is een partner in het managen van energie en alle bijbehorende vraagstukken voor MKB+ bedrijven in retail, vastgoed en sport. Hun missie? Structuur, inzicht en overzicht brengen aan klanten in hun energiezaken, zodat ze op een duurzame manier zo min mogelijk geld uitgeven aan energie.
Uitdaging.
De grootste uitdaging voor Jonghuis Advies was de verwerking van de grote hoeveelheden data wat ze binnenkregen van leveranciers, voornamelijk in Excel. Deze data werd vervolgens handmatig – door één persoon - gecombineerd om inzicht te krijgen in de tegoeden van (uit)lopende energiecontracten. Aan Techspread de vraag om deze handmatige handelingen en datastromen slimmer aan te pakken.
De medewerkers van Jonghuis Advies hebben veel ervaring in de energiemarkt en een goed beeld bij klanten en afspraken. Helaas was er door de grote hoeveelheid data en mutaties weinig grip op de cashflow. Doordat er geen inzicht was in de toekomstige omzet van doorlopende contracten, was er ook geen inzicht in de verschillen tussen inkomsten en uitgaven versus binnenkomende en uitgaande geldstromen. De grote hoeveelheden handmatige dataverwerking die enkel één persoon uitvoerde en het gebrek aan inzicht was dan ook een van hun grootste uitdagingen.
Probleemstelling & doelstelling.
Jonghuis Advies wilde meer inzicht in hun (toekomstige) ontvangsten en uitgaven om zo daar beter op in te kunnen spelen. Zo is het verdienmodel van Jonghuis Advies het aanleveren van klanten bij energiemaatschappijen waarvoor zij een x percentage als vergoeding krijgen. Periodiek krijgen zij van iedere maatschappij een excelbestand met daarin een overzicht van de vergoedingen die zij krijgen (P*Q). Welke Jonghuis Advies vervolgens zelf extra controleerde op basis van hun aangeleverde gegevens. Toch hetgeen wat ze hierin misten was een totaaloverzicht van al die maatschappijen en hoeveel omzet ze in totaal maakten, met daarbij een overzicht van de nog te verwachten binnenkomende tegoeden op basis van de contracten.
Jonghuis Advies werkt veelal met contracten met een verschillende looptijd, waarbij de energiemaatschappijen in sommige gevallen een voorschot betalen, een deel periodiek betalen op basis van geschat verbruik en een deel nacalculatief betalen met een verrekening op het werkelijke verbruik. Alles per contract en EAN. Op deze manier voorkomt Jonghuis Advies grote verschillen in inkomen; terwijl de vaste kosten iedere maand gelijk blijven.
"Als directeur denk je te weten hoe het gaat binnen je organisatie, toch heeft Techspread ons een spiegel voorgehouden. Feiten liegen immers niet."
Oplossing.
Al met al wilde Jonghuis Advies meer inzicht in hun eigen business. Meer inzicht in hun contracten en de contractwaardes en daarbij een beschikbare forecasting die ze op tijd kunnen bijstellen wanneer de nacalculatie afwijkt van de voorcalculatie.
Daarnaast is er een automatisering gedaan voor de verduurzamingsaanvragen van Jonghuis Advies en een migratie vanuit Excel naar een CRM systeem zodat een deel van hun werkproces wordt geautomatiseerd en alles duidelijk op één plek beschikbaar is.
Verschillende databronnen worden ingezet:
Implementatie.
Gezien de meest belangrijke gegevens van Jonghuis Advies in importbestanden staat ligt de moeilijkheid van dit vraagstuk ook niet bij het samenvoegen van deze gegevens. De complexiteit ligt hem bij de vele verschillende variabelen per energiemaatschappij waarmee Jonghuis Advies te maken heeft. "Als je de maatschappijen zou vergelijken met worsten – zo dachten wij - dan zou iedere worst slechts één type kruid hebben; knoflook, peper of nootmuskaat. Door Techspread zijn we erachter gekomen dat er niet maar drie smaken zijn, maar ook verdiepingsslagen en uitzonderingen op een specifiek smaakje".
Door deze vele variabelen; zoals voorcalculatie, nacalculatie, verschillende vergoedingen, tarieven, type nut, type verbruik (piek of dal), de verschillende adviseurs en clawbacks (geannuleerde, overgestapte of klanten met beïndiging bedrijf), had Jonghuis Advies geen grip en waren ze als het ware aan het gokken. Erwin: “Techspread is in onze gegevens en variabelen gedoken en heeft op basis daarvan meerdere financiële dashboards gecreëerd, waardoor we zo goed mogelijk bij de geschatte werkelijkheid zitten – en over een paar jaar nog beter.”
Een van de dashboards is een totale vergoedingen dashboard met inzicht in de belangrijkste kpi’s, alle contracten inclusief een tabel per aansluiting hoe deze verloopt op basis van voorcalculatie, nacalculatie en bijgesteld verbruik en een overzicht van aansluitingen die meer dan 5% afweken in bij ons het bekende jaar; filterbaar op allerlei variabelen zoals type nut, type verbruik (piek of dal), per adviseur, per klant etc.
Het resultaat.
"Als directeur denk je te weten hoe het gaat binnen je organisatie, toch heeft Techspread ons een spiegel voorgehouden. Feiten liegen immers niet." - Aldus Erwin, directeur Jonghuis. Een van de belangrijkste bewustwordingen hierin was het misverstand over vergoedingen voor terug levering bij de energiemaatschappijen. Daarbij bovenop bleek door de gecreëerde inzichten dat Jonghuis de afgelopen jaren bij enkele contracten geld is misgelopen. Gelukkig kan er nu proactief gestuurd worden op het aanvragen van vergoedingen, zodat toekomstige losses vermeden worden.
Een tweede belangrijk inzicht gaat over de betalingen aan de adviseurs. Dankzij de financiële dashboards weet Jonghuis Advies precies waar de adviseurs recht op hebben, doordat het verschil tussen de betaalde facturen en het werkelijke bedrag is geïdentificeerd. Dit voorkomt dat Jonghuis Advies onnodig grote bedragen uitkeert. Doordat de adviseurs hun eigen gepersonaliseerde dashboards hebben – die draait op hetzelfde datamodel – kunnen ze zelf hun eigen contracten inzien. Dit heeft niet alleen geleid tot kostenbesparingen, maar ook geholpen bij een effectiever beheer van de vergoedingen voor de adviseurs. Een belangrijke factor die hierbij heeft bijgedragen is het verschil tussen de voorcalculatie en de nacalculatie, die vaak voorheen soms te optimistisch werd ingeschat.
“Door Techspread zijn wij achter de waarheid van onze cijfers gekomen. Zo hebben we onze tarieven aangepast en onjuiste gegevens gecorrigeerd” aldus Erwin. Zo kwam er tijdens het valideren van een berekening aan het licht dat door een initiële fout in de datacorrectie, een besparing van wel duizenden euro’s opleverde over het gehele contract.
Al met al heeft het verbeterde datamanagement van Jonghuis Advies gezorgd voor veel voordelen van het besparen van tijd en geld tot meer overzicht en rust. Zo is het nu op ieder moment van de dag mogelijk alle gegevens inzichtelijk te hebben, inclusief segmentaties. Wat direct resulteert in verbeterde onderhandelingspositie in gesprekken met energiemaatschappijen en kunnen stellen van gunstigere tarieven in bepaalde contracten. Daarnaast kan Jonghuis Advies nog sneller en beter vragen beantwoorden van klanten.