Een nieuw perspectief door meer inzicht in data en een duidelijke datastrategie!
In deze klantcasus lees je hoe Techspread als strategisch datapartner Saxion Hogeschool ondersteunt bij het ontwikkelen van een heldere datastrategie om zo data slimmer in te zetten in hun Facilitaire Service Organisatie (FSO). Saxion werkte met 39 verschillende systemen en had te maken met rolonduidelijkheid, wat leidde tot inefficiënties.
Techspread ging samen met Saxion aan de slag om de datakwaliteit te verbeteren, de datastromen inzichtelijk te maken en een datamodel te ontwikkelen. Het resultaat was een strategiekaart met KPI’s voor de afdelingen en verbeterde samenwerking door data. De samenwerking met Data Trainee en het Saxion-team zorgde voor waardevolle inzichten en meer draagvlak binnen de organisatie.
Data-gedreven Strategische Planning I Datakwaliteit I Data-integratie I Dashboards I Stakeholderbetrokkenheid
Het startpunt.
De Facilitaire Service Organisatie van Hogeschool Saxion is verantwoordelijk voor alles op gebied van vastgoed, bouw, verbouw, receptie, servicebalies, inkoop en printfactory. In totaal werken er ruim 100 mensen binnen de dienst FSO en hiermee zijn zij een grote speler in de regio als het gaat om vastgoed en facilitair. Één ding was daarom zeker: de volgende stap in de professionalisering van de dienst is het omarmen en toepassen van de kansen die een datagedreven organisatie met zich meeebrengen.
Zo kwam Frank Grashof erachter dat de FSO met 39 verschillende systemen werkte en er onvoldoende duidelijke afspraken waren over verantwoordelijkheid, wat zorgde voor rolonduidelijkheid. Toen kwam Saxion in contact met Data Trainee en hun regionale gedachte, wat al snel leidde tot de start van een mooie samenwerking tussen Techspread, Data Trainee en het Saxion. De opdracht was om een passende datastrategie te ontwikkelen. In dit interview vertelt Frank Grashof hier meer over.
Bakkie pleur met Fleur?
Ben je benieuwd wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan gerust contact op met Fleur Bake, founder van Techspread.
De reis.
Bij Saxion werd al snel duidelijk dat de data in de inkoopafdeling beter gestructureerd moest worden. Hoewel de spend-analyse aan de voorkant goed functioneerde, werd er te weinig aandacht besteed aan de datakwaliteit. Hierdoor was het niet mogelijk om op een accurate manier beslissingen te nemen. Daarom werd besloten de processen te herstructureren. Er werd meer nadruk gelegd op het verbeteren van de data-invoer en het implementeren van strengere kwaliteitscontrole. Dit leidde tot een fundamentele verschuiving in de manier waarop het team naar data keek, met als resultaat een veel effectievere inzet van informatie in het besluitvormingsproces.
Deze verandering bracht niet alleen interne processen op orde, maar resulteerde ook in een sterkere samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Door de verkregen data te vertalen naar een strategiekaart met duidelijke KPI’s voor iedere eenheid, kreeg Saxion beter inzicht in de prestaties van de organisatie. Ondanks aanvankelijke weerstand bij de medewerkers, werd het proces als waardevol ervaren. Frank concludeerde dan ook: “We hebben gezaaid en nu kunnen we eindelijk oogsten.” Het nieuwe datamanagement zorgde voor meer transparantie, wat de algehele efficiëntie en samenwerking binnen Saxion aanzienlijk verbeterde.
"De grote winst voor ons is dat we nu op een andere manier naar data zijn gaan kijken." - Frank Grashof
Tips aan andere organisaties.
Frank: “Ik zou altijd beginnen met doorgronden. Onderschat niet het effect daarvan. Ga er ook vanuit dat dingen gaan tegenvallen en dat medewerkers in de weerstand gaan. Je moet het zien als een hele mooie reis met kansen, iets wat echt voor de toekomst is. Dat het tijd gaat kosten is een feit, dat moet je accepteren. Vergeet niet dat het gedurende het proces en achteraf heel veel energie geeft. Vergeet gedurende de periode vooral niet om gezond na te blijven denken.”
Frank: “Zo heeft onze bestekdesk nu de mogelijkheid om met een dashboard direct verspillingen inzichtelijk te krijgen en op die manier snel verbeteringen door te kunnen voeren.” Wanneer men ziet wat het hen kan opleveren, zorgt dit voor draagvlak en wordt de weerstand verminderd.
Tijdens het proces is er o.a. met deze databronnen gewerkt:
De oplossing.
Binnen de FSO heeft er eerst een inventarisatie plaatsgevonden naar de kwaliteit, beschikbare data en de datastromen. Dit gaf al veel inzicht. Bij alle afdelingen zijn afgevaardigden geïnterviewd over hun werkproces. Vervolgens zijn deze vertaald naar begrijpbare en leesbare processchema's waarin de datapunten per handeling beschreven staan. Ook is de aanwezige data gescreend op kwaliteit en zijn wenselijk data inzichten geïnventariseerd. Op basis hiervan is er een blauwdruk gemaakt voor een datamodel dat gedeeld kon worden met het BSO (Business Support Organisatie), het team die verantwoordelijk is voor het datawarehouse van Saxion Hogeschool.
“Bij een organisatie als het Saxion is het belangrijk om de stakeholders mee te nemen in het proces. Daarom zijn de data trainees regelmatig aanwezig geweest bij overleggen om de stand van zaken te delen. Dit verhoogt de datageletterdheid en daarmee de adoptie van nieuwe data inzichten. ” – aldus Fleur Bake, data trainee fieldcoach vanuit Techspread. Na het opleveren van de strategie zijn de trainees begonnen aan het eerste data domein van de data roadmap. Hierbij zijn eerst wireframes gemaakt voor de data doelgroep zodat zij feeling konden krijgen met de mogelijkheden van dashboards. Na goedkeuren konden zij verder met het datamodel en de visualisaties.
Samenwerking met Techspread.